Оформление инвентаризации в Меркурий.ХС

Предназначение операции

Операция предназначена для подачи заявки на оформление результатов инвентаризации (плановой или внеплановой), проводимой на складе предприятия, и создания акта несоответствия – акта об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей, в подсистеме «Меркурий.ХС» уполномоченным представителем хозяйствующего субъекта.

Операция инвентаризации применяется для внесения корректировок в журналы входной или вырабатываемой продукции в следующих случаях:

1. Если необходимо внести сведения о партии подконтрольной продукции, поступившей до 01.07.2018 на склад предприятия в сопровождении ветеринарного сопроводительного документа, оформленного на бланке строгой отчетности, т.е. на бумажном носителе.
2. Если необходимо внести сведения о партии продукции, включенной в «Перечень подконтрольных товаров, подлежащих сопровождению ветеринарными сопроводительными документами» (далее — Перечень), утвержденный приказом Минсельхоза России от 18 декабря 2015 г. № 648 в редакции приказа Минсельхоза России от 15.04.2019 № 193, которая поступила до 01.07.2019 г. или 01.11.2019 г.
3. Если расхождения по объему и/или количеству подконтрольного товара были обнаружены после гашения электронного ветеринарно-сопроводительного документа (эВСД).
4. Если выявлены расхождения между фактическим количеством подконтрольной продукции и реальным, в ходе сличения остатков партии (плановой или внеплановой инвентаризации).
5. Если после гашения эВСД в журнал добавлена продукция в ассортименте.
   Обратите внимание, при гашении входящего эВСД можно сразу указать нужную номенклатуру.
6. Если необходимо списать остатки продукции: в случаях выявления фактов пересортицы на складе, реализации товара в соответствии с пп. 15, 16 ветеринарных правил организации работы по оформлению ветеринарных сопроводительных документов, утв. приказом Минсельхоза России от 27 декабря 2016 г. № 589. Например, в конечной точке товаропроводящей цепи при реализации потребителю для личных нужд, в розницу.

Напоминаем, что акт несоответствия может быть сформирован и при процедуре гашения эВСД.

Заявка на инвентаризацию может быть только «оформлена» или «не оформлена». Оформленная заявка не может быть отменена или удалена.

Предусловия и подготовительные действия

Для выполнения операции по оформлению акта несоответствия необходимо соблюдение следующих условий:

1. Пользователь должен иметь доступ к подсистеме Меркурий.ХС с ролями «Администратор» или «Пользователь».
2. Пользователь должен иметь доступ хотя бы к одному обслуживаемому предприятию.

Для реализации функции средствами подсистемы необходимо выполнить следующие действия:

1. Выполнить вход в подсистему Меркурий.ХС.
2. Выбрать из списка обслуживаемое предприятие, на котором осуществляется деятельность.
3. Открыть раздел «Инвентаризация».

Необходимо отметить, что записи журнала вырабатываемой продукции, сформированные на основании справки о ветеринарно-санитарном благополучии на молочных фермах поставщиков, скорректировать с помощью данной операции невозможно.

Основные действия

Для осуществления в подсистеме «Меркурий.ХС» операции оформления акта несоответствия должны быть выполнены следующие действия:

1. Добавление заявки на инвентаризацию.
   • «Добавление» входной или вырабатываемой продукции.
   • «Изменение» — корректировка/уточнение остатков партии продукции.
   • «Удаление» — полное списание складских остатков партии продукции.
2. Редактирование или удаление заявки на инвентаризацию.
3. Оформление заявки на инвентаризацию.
4. Печать акта несоответствия.

Добавление заявки на инвентаризацию

Для осуществления в подсистеме «Меркурий.ХС» действия по добавлению заявки на инвентаризацию должны быть выполнены следующие шаги:

1. Нажмите на кнопку «Добавить» на странице просмотра списка заявок на инвентаризацию. В результате откроется страница «Добавление заявки на инвентаризацию».
2. На странице добавления заявки на инвентаризацию в блоке «Редактируемые данные» введите необходимые данные: дату проведения инвентаризации и информацию о пользователе, который проводит инвентаризацию. Начиная с версии Меркурий 6.26 от 03.12.2019 г., указать ответственное лицо возможно только из справочника пользователей, закрепленных за площадкой, на которой проводится инвентаризация.
3. Нажмите на кнопку «Сохранить». В результате откроется страница «Просмотр заявки на инвентаризацию».
4. На открывшейся странице просмотра заявки на инвентаризацию в блоке «Выявленные несоответствия» нажмите на ссылку «Добавить».
5. На открывшейся странице в блоке «Общие сведения» выберите тип операции:
   • «добавление» входной или вырабатываемой продукции;
   • «изменение» остатков и сведений о партии продукции;
   • «удаление» остатков партии продукции. В системе нет возможности удалить какую-либо запись журнала. Поэтому в результате данной операции спишутся именно остатки с записи журнала, остаток станет равен 0. Данная запись будет отображаться в разделе «Журнал продукции» – «Оформленные», статус записи также изменится на «Оформлена».

«Добавление» входной или вырабатываемой продукции

Для осуществления в подсистеме «Меркурий.ХС» операции по добавлению входной или вырабатываемой продукции путем подачи заявки на инвентаризацию должны быть выполнены следующие шаги:

1. На странице «Выбор операции для заявки на инвентаризацию» в блоке «Общие сведения» выберите операцию «Добавление», далее выберите — «входная продукция» или «вырабатываемая продукция».
2. Нажмите на кнопку «Сохранить». В результате откроется страница «Добавление входной/вырабатываемой продукции на предприятие».

   2.1. На открывшейся странице добавления входной продукции внесите сведения в блоки: «Информация о продукции», «Качественные характеристики продукции» (заполнение блока осуществляется с версии Меркурий 6.22 от 17.09.2019 г.), «Сведения о происхождении продукции», «Дополнительная информация о входной продукции».

   • Внесение сведений соответствует порядку.
   • В блоке «Информация о продукции» в поле «Номенклатура» укажите наименование продукции на 4-м уровне. Наименование продукции можно указать текстом, либо «Выбрать из справочника». Если номенклатура задается из справочника, то воспользуйтесь расширенным поиском номенклатуры.
   • В блоке «Сведения о происхождении продукции» в поле «Производитель продукции» выполните поиск и выбор предпряития из реестра площадок, а в поле «Выработанная», после выбора предприятия-производителя, обязательно установите галочку.
   • В блоке «Дополнительная информация о входной продукции» в поле «Входящий ВСД» обязательно укажите сведения о входящем ВСД при добавлении входной продукции, поступившей на предприятие в сопровождении ВСД на бумажном носителе или эВСД, если запись журнала, сформированная автоматически в результате гашения данного эВСД, была аннулирована по определенной причине.
   • При добавлении входной молочной продукции возможность заполнения характеристик в блоке «Качественные характеристики продукции» зависит от того, была ли указана номенклатура производителя в блоке «Сведения о происхождении продукции»:

   • если указана номенклатура производителя на молочную продукцию с категорией «Готовая продукция», то в блоке «Качественные характеристики продукции» сохраняются характеристики из номенклатуры производителя, указанной в блоке «Сведения о происхождении продукции», без возможности изменения;
   • если номенклатура производителя, указанная в блоке «Сведения о происхождении продукции», содержит любую категорию, кроме «Готовая продукция», или отсутствует вообще (в том числе, если номенклатура производителя в сведениях о происхождении указана текстом), то качественные характеристики могут быть заданы.

   2.2. На открывшейся странице добавления вырабатываемой продукции внесите сведения в блоки: «Информация о продукции», «Качественные характеристики продукции» (заполнение блока осуществляется с версии Меркурий 6.22 от 17.09.2019 г.).

   • Внесение сведений соответствует порядку.
   • В блоке «Информация о продукции» в поле «Номенклатура» укажите наименование продукции на 4-м уровня из справочника.

   • С 1 февраля 2019 г. сведения о наименовании продукции (номенклатура) могут быть внесены только из справочника наименований продукции предприятия-производителя. Как добавить номенклатуру в справочник описано в инструкции по ссылке.

   • При добавлении вырабатываемой молочной продукции с номенклатурой, содержащей категорию «Готовая продукция», сведения о качественных характеристиках продукции сохраняются из добавленной номенклатуры и не могут быть заданы пользователем.
   • При добавлении вырабатываемой молочной продукции с номенклатурой с категориями «Сырьё», «Полуфабрикат», «Не классифицировано» добавьте качественные характеристики продукции в следующие поля:

   2.2.1. «Массовая доля белка (%)»;

   2.2.2. «Массовая доля жира (%)»;

   2.2.3. «Плотность (г/см3)»;
   одним из доступных способов указания:

   • точное значение — установите соответствующий флаг и внесите значение;
   • диапазон значений «от ... % до ... %» — снимите флаг и заполните две компоненты диапазона;
   • не указано (значение по умолчанию).

   • При добавлении вырабатываемой молочной продукции с номенклатурой, содержащей категорию «Не указано», сведения о качественных характеристиках продукции не могут быть заданы.
     Возможность задать качественные характеристики для молочной продукции доступна только для номенклатуры с категориями «Сырьё», «Полуфабрикат», «Готовая продукция» или «Не классифицировано».

3. Нажмите на кнопку «Сохранить» на странице добавления продукции.

«Изменение» остатков партии продукции

Для осуществления в подсистеме «Меркурий.ХС» операции по изменению/удалению продукции должны быть выполнены следующие шаги:

1. На странице «Выбор операции для заявки на инвентаризацию» в блоке «Общие сведения» выберите операцию «Изменение» или«Удаление». В результате на странице отобразится блок «Поиск записи журнала».
2. В блоке «Поиск записи журнала» установите фильтр: скоропортящаяся продукция, не скоропортящаяся продукция или живые животные.
3. Нажмите на кнопку «Поиск» (пиктограмма «лупа») для поиска продукции. В результате будет доступен весь журнал предприятия (складской и производственный). Также возможно осуществить поиск записи по её номеру в журнале, по названию вида продукции или по наименованию проудкции (4-ый уровень), воспользовавшись расширенным поиском записи журнала.
4. В открывшемся списке выберите нужную запись журнала. В результате под списком отобразится номер выбранной записи журнала и сслыка на страницу просмотра сведений о записи журнала.
5. Нажмите на кнопку «Сохранить». В результате откроется страница «Редактирование входной/вырабатываемой продукции».
6. На странице редактирования внесите необходимые изменения. К редактированию доступны следующие поля в блоках:
   • «Информация о продукции»: номер производственной партии, два нижних уровня справочника продукции, а именно — «Вид продукции» и «Номенклатура», объем остатка и единица измерения в пределах группы измерений, дата выработки продукции и срок годности, упаковка и маркировка, примечание.

   • В поле «Номенклатура» наименование продукции можно указать текстом, либо «Выбрать из справочника». Если номенклатура задается из справочника, то воспользуйтесь расширенным поиском номенклатуры.

   • «Качественные характеристики продукции» (заполнение блока осуществляется с версии Меркурий 6.22 от 17.09.2019 г.):

   • при изменении записи журнала на молочную продукцию, когда в номенклатуре производителя указана категория «Готовая продукция» (в блоке «Сведения о происхождении продукции»), в блоке «Качественные характеристики продукции» изменить сведения невозможно. Для готовой молочной продукции сохраняются качественные характеристики, указанные в справочнике номенклатуры, и не могут быть изменены;
   • при изменении записи журнала на входную молочную продукцию, когда в номенклатуре производителя (в сведениях о происхождении) указана любая категория кроме «Готовая продукция», или номенклатура производителя отсутствует (в том числе, если номенклатура производителя в сведениях о происхождении задана текстом),
     И при изменении записи журнала на вырабатываемую молочную продукцию, когда в номенклатуре указана любая категория кроме «Готовая продукция» или «Не указано», сведения о качественных характеристиках продукции могут быть изменены или заданы в партии с составлением акта о несоответствии. Для этого внесите значения в следующие поля:

   6.1. «Массовая доля белка (%)»;

   6.2. «Массовая доля жира (%)»;

   6.3. «Плотность (г/см3)»;
   одним из доступных способов указания:

   • точное значение — установите соответствующий флаг и внесите значение;
   • диапазон значений «от ... % до ... %» — снимите флаг и заполните две компоненты диапазона;
   • не указано (значение по умолчанию).

   • при изменении записи журнала на вырабатываемую молочную продукцию, когда в номенклатуре производителя (в сведениях о происхождении) указана категория «Не указано», сведения о качественных характеристиках продукции не могут быть заданы.
     Возможность задать качественные характеристики для молочной продукции доступна только для номенклатуры с категориями «Сырьё», «Полуфабрикат», «Готовая продукция» или «Не классифицировано».

   • «Дополнительная информация о входной продукции»: дата поступления груза, входящий ВСД (серия, номер и дата, кто выдал бланк строгой отчетности), номер и дата разрешения Россельхознадзора.
7. Нажмите на кнопку «Сохранить». В результате откроется страница «Просмотр заявки на инвентаризацию».

«Удаление» остатков партии продукции

Для осуществления в подсистеме «Меркурий.ХС» операции по удалению остатков продукции должны быть выполнены следующие шаги:

1. На странице «Выбор операции для заявки на инвентаризацию» в блоке «Общие сведения» выберите операцию «Удаление». В результате на странице отобразится блок поиска записи журнала.
2. В блоке «Поиск записи журнала»:
   • В поле «Запись журнала» внесите номер конкретной записи журнала или внесите полное наименование продукции или часть наименования (поиск выполняется как по полному совпадению символов, так и по вхождению).
   • Выполните фильтрацию журнала с помощью функции «Расширенный поиск», укажите врмеенные периоды, тип продукции, интервал остатков и т.д.
   • Установите фильтр: «скоропортящаяся продукция», «не скоропортящаяся продукция» или «живые животные».
   • В поле «Владелец груза» нажмите на кнопку «Поиск» (пиктограмма «лупа») для поиска продукции по журналу заданного владельца продукции (устанавливается по умолчанию текущим ХС). В результате будет доступен весь журнал предприятия (складской и производственный).
   • В открывшемся списке журнала продукции выберите нужную запись журнала. В результате под списком отобразится номер выбранной записи журнала и ссылка на страницу просмотра сведений о записи журнала.
   • Начиная с версии Меркурий 6.26 от 03.12.2019 г., при выполнении операции «Удаление» остатков партии продукции можно за один раз добавить множество записей складского журнала предприятия.
     В рамках одной операции возможно одновременно удалить не более 100 записей журнала. Для удаления нескольких записей журнала выберите несколько позиций, установив галочку для каждой записи (выбранная запись будет выделена оранжевым цветом).
     
     

     Рис. Поиск и выбор записей складского журнала для удаления остатков партий продукции путем подачи заявки на инвентаризацию в подсистеме «Меркурий.ХС» (03.12.2019 Версия: 6.26)
3. Нажмите на кнопку «Сохранить». В результате откроется страница «Просмотр заявки на инвентаризацию».

Расширенный поиск номенклатуры

Начиная с версии Меркурий 6.22 от 17.09.2019 г., доступен расширенный поиск номенклатуры, используемой при обороте:

1. В блоке «Информация о продукции» в поле «Номенклатура» выберите «Выбрать из справочника».
2. Нажмите на кнопку «Расширенный поиск», расположенную справа от поля «Номенклатура из справочника». В результате откроется модальная форма расширенного поиска номенклатуры.
3. Выберите сегмент справочника: «только свой справочник» (где Владелец номенклатуры = авторизованному ХС) или «общий справочник». По умолчанию выбран свой справочник.
4. Установите следующие фильтры: «Владелец номенклатуры» (в случае, если выбран свой справочник, то владелец указан по умолчанию и изменить нельзя), «Фирма-производитель», «Предприятие-производитель» (площадка), «Фирма-владелец ТМ», «GTIN», «Артикул».
5. Нажмите на кнопку «Применить фильтр» на модальной форме расширенного поиска.
6. В поле «Номенклатура из справочника» начните вводить начальные символы из названия продукции для поиска конкретной номенклатуры справочника.
   • Для загрузки всего списка номенклатурных наименований продукции достаточно ввести два пробела (дважды щелкнуть по клавише клавиатуры «Пробел»). В результате будет загружен весь справочник заданного владельца номенклатуры.
7. В выпадающем списке выберите необходимое наименование продукции.

Редактирование или удаление заявки на инвентаризацию

Для осуществления в подсистеме «Меркурий.ХС» операции по редактированию созданной, но не оформленной, заявки на инвентаризацию должны быть выполнены следующие шаги:

1. На странице просмотра заявки на инвентаризацию нажмите на кнопку «Редактировать» для того, чтобы изменить дату проведения инвентаризации и сведения об ответственном за инвентаризацию. В результате откроется страница «Редактирование заявки на инвентаризацию».
2. На странице редактирования заявки на инвентаризацию внесите изменения и нажмите на кнопку «Сохранить».
3. В результате откроется страница «Просмотр заявки на инвентаризацию».
4. Нажмите на кнопку «Отмена» для возврата к списку заявок на инвентаризацию.
5. Нажмите на кнопку «Оформить» для завершения операции.

Для осуществления в подсистеме «Меркурий.ХС» операции по удалению созданной, но не оформленной, заявки на инвентаризацию должны быть выполнены следующие шаги:

1. На странице просмотра заявки на инвентаризацию нажмите на кнопку «Удалить». В результате откроется всплывающее окно для подтверждение действия.
2. Нажмите на кнопку «ОК».
3. В результате откроется список заявок на инвентаризацию.

Оформление заявки на инвентаризацию

Для осуществления в подсистеме «Меркурий.ХС» операции по оформлению результатов инвентаризации должны быть выполнены следующие шаги:

1. На странице просмотра заявки на инвентаризацию нажмите на кнопку «Оформить». В результате откроется модальное окно «Причина инвентаризации».
2. В модальном окне в поле «Причина инвентаризации»* укажите причину проведения инвентаризации текстом, для этого переключите режим с «Указать из справочника» на «Указать вручную», либо выберите из справочника одно из доступных оснований:
   • Выпуск живых животных и рыбы в естественную среду обитания;
   • Приемка продукции, поступившей по бумажному ветеринарному сертификату или без ВСД;
   • Сопоставление фактически имеющейся продукции с учетными данными (выявление отклонений);
   • Списание остатков в случае естественной убыли продукции (усушка, выветривание, таяние и т.д.);
   • Списание остатков в случае технологических потерь продукции (порча, бой, хищение и т.д.);
   • Списание остатков в случаях ошибочного гашения ветеринарных сертификатов (задублированные сертификаты);
   • Списание остатков, не предназначенных для реализации (использование продукции для внутреннего потребления сотрудниками, в зарплату сотрудникам и т.д.);
   • Списание остатков, реализуемых физическому лицу для личного потребления в предприятиях розничной торговли.
3. Нажмите на кнопку «Сохранить» в модальном окне. В результате откроется страница «Просмотр заявки на инвентаризацию».
4. Указанная причина несоответствия будет выводиться на странице просмотра сведений об акте несоответствия и в печатной форме акта несоответствия. В случае выявления нескольких несоответствий по разными причинами, их необходимо добавить в разные заявки на инвентаризацию для каждой указывая свою причину.
5. Далее оформленный акт можно распечатать.

Печать акта несоответствия

Для осуществления в подсистеме «Меркурий.ХС» операции по печати оформленного акта несоответствия должны быть выполнены следующие шаги:

1. На странице просмотра оформленной заявки на инвентаризацию нажмите на кнопку «Печать». В результате будет сгенерирована печатная форма всех актов несоответствия в рамках этой заявки.

Распечатать акт несоответствия также возможно на странице просмотра информации о записи журнала, для этого необходимо выполнить следующие шаги:

1. На странице просмотра оформленной заявки на инвентаризацию перейдите к просмотру записи журнала.
2. В столбце «Операции» нажмите на кнопку «Просмотр сведений» (пиктограмма «белый лист с лупой»). В результате откроется страница «Просмотр сведений о продукции».
3. В блоке «История актов несоответствия» нажмите на ссылку «печать акта». В результате будет сгенерирована печатная форма акта несоответствия.
4. Либо нажмите на акт, чтобы открыть его на просмотр. В результате откроется страница «Просмотр сведений об акте несоответствия». Нажмите на кнопку «Печать». В результате будет сгенерирована печатная форма акта несоответствия.

Поиск заявок на инвентаризацию

Для поиска заявок на инвентаризацию необходимо выполнить следующие действия:

1. Нажмите на кнопку «Поиск». В результате откроется форма для поиска.
2. На открывшейся форме поиска установите необходимые параметры: операция (добавление, изменение или удаление), номер заявки и/или акта несоответствия, дата проведения инвентаризации, ответственный за инвентаризацию и др.
   • Поиск возможен как по одному, так и по нескольким параметрам, при этом чем больше параметров указано, тем точнее будет поиск.
   • Параметры, которые выбираются из выпадающего списка, являются строгими, т.е. в результате будут найдены только те элементы списка, которые полностью удовлетворяют указанным значениям.
   • Остальные параметры, значения которых указываются в простом текстовом поле, являются не строгими, т.е. поиск по ним осуществляется по указанной подстроке.
3. Нажмите на кнопку «Найти». В результате форма поиска закроется и откроется результирующий список.
4. При необходимости нажмите на кнопку «Очистить форму», чтобы сбросить все параметры поиска.

Заключительные действия

В результате выполнения действия по добавлению заявки на инвентаризацию добавлена новая заявка в список заявок на инвентаризацию (статус ««не оформлена»»). Все созданные заявки можно просмотреть в разделе «Инвентаризация», подразделе «Неоформленные» и изменить/удалить и оформить.

В созданной заявке на инвентаризацию содержатся ссылки на записи журнала, по которым вносят изменения или осуществляют списание остатков через «удаление».

В заявке на инвентаризацию разные типы операций выделяются цветом:

• зеленым – добавление;
• желтым – изменение;
• красным – удаление.

Заявка не влияет на записи журнала до тех пор, пока не будет оформлена.

В результате выполнения действия по оформлению заявки на инвентаризацию заявка будет оформлена (статус «оформлена») и все изменения в рамках этой заявки будут применены: добавлена новая запись журнала, внесены коррективы в существующую запись или удален остаток у выбранной записи.

На странице просмотра записи журнала продукции в блоке «История актов несоответствия» отображается ссылка на акт несоответствия с возможностью просмотреть детальные сведения об акте и открыть его печатную форму. Начиная с версии Меркурий 6.26 от 03.12.2019 г., на странице просмотра акта несоответствия фиксируются все реквизиты записи журнала, которые были изменены. Также добавлена возможность перехода в заявку на инвентаризацию, по которой был создан акт.

В результате выполнения действия по печати акта несоответствия сгенерированную печатную форму нужно сохранить на компьютер в формате PDF и распечатать, либо распечатать средствами браузера.

Исключительные ситуации

1. Если невозможно найти запись журнала продукции при добавлении в заявку на инвентаризацию при выборе операции изменение или удаление, то необходимо проверить:
   • в каком статусе находит запись журнала (нельзя провести изменения по записи журнала в статусе «оформлена», т.к. остаток уже нулевой);
   • существует ли нужная запись;
   • не является ли запись сформированной на основании справки о безопасности сырого молока;
   • верно ли указан формат продукции (скоропортящаяся/не скоропортящаяся);
2. Если не появляется всплывающее окно с подтверждением, то необходимо включить всплывающие окна в браузере.
3. Если при оформлении инвентаризации были обнаружены следующие ошибки: «Заявка на инвентаризацию содержит устаревшие записи журнала», то удалите запись и добавьте в заявку заново.

По техническим вопросам, связанным с работой во ФГИС «Меркурий», обращаться по электронной почте на адрес mercury@fsvps.ru.

Ресурсы

Временные затраты на оформление одного акте несоответствия, составляют не более 1 минуты.

Ссылки

http://mercury.vetrf.ru/hs – Веб-интерфейс подсистемы «Меркурий.ХС»

См. также

• Перечень всей справочной информации по системе Меркурий
• Ведение журнала входной продукции в Меркурий.ХС
• Ведение журнала вырабатываемой на предприятии продукции в Меркурий.ХС
• Подсистема Хозяйствующего субъекта (Меркурий.ХС)
• Автоматизированная система Меркурий

Вернуться к началу ↑